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<定款> 事務所便りあさひ|2017年1月第124号より|

お客様から、定款を紛失してしまったのでどうしたらよいか? 作り直した定款は公証役場で改めて認証が必要か? といったご相談が時々あります。許可取得の申請時や金融機関から融資を受ける時に定款の提出を求められるケースが多いようです。

株式会社において、設立に際して発起人が最初に作成する定款(原始定款と呼びます)は、公証人の認証が必要です。定款認証に関する事務は、その会社の本店の所在地を管轄する法務局又は地方法務局に所属する公証人が扱うこととされています。例えば、千葉県内に本店の所在地を置こうとする会社は、千葉県内の公証役場で公証人の認証を受ける必要があり、東京都や茨城県内の公証役場で公証人の認証を受けることはできません。
認証を受けた定款は、公証役場で20年間保存されますので、定款を紛失したとしても、その期間内であれば、費用はかかりますが、定款の原本にもとづいて謄本を作成してもらえます。
また、登記所(法務局)でも設立登記申請時に添付書面として提出した定款は、5年間保存されていますので、その期間内であれば定款の閲覧はできます。
しかし、公証役場でも登記所でも保存期間を経過すると定款は廃棄されてしまうので、期間経過後は、ご自身(会社)で定款を作成することになります。作成する方法としては、株主総会を開催し、登記事項証明書(登記簿謄本)や過去の株主総会議事録、取締役会議事録を参考に、定款の変更決議(特別決議)をもって定款を復元します。なお、株式会社設立後に定款を変更(復元)しても公証人の認証は必要ありません。

定款は、会社成立後は、原則、本店及び支店に備え置かなければなりませんし、株主及び債権者の請求があれば、閲覧・謄抄本の交付等を認めなければなりませんので、紛失しないよう大切に保管しましょう。

ご不明な点がございましたら、当司法書士事務所までお問い合わせください。

※何かお困り事がございましたら、いつでも気軽にご相談ください。
司法書士法人あさひ : 【柏事務所】04-7166-0642

2016年11月第122号より

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